Статья Светланы Лобановой, автора экспертного тг-канала @lobanova_contract_management, о том, как контрактный менеджмент помогает нам в моменты проживания сложнейших кризисов
«А мы сохранили чеки на сломанный телевизор?». «И где же эта гарантия на посудомойку, которую заело в самый неподходящий момент?». «А какой у меня «парашют» прописан в трудовом договоре? хмм.. и прописан ли…». «Какие у нас условия отмены авиабилетов в связи с болезнью?».
«Как так — родители оплачивают ремонт в частном детском саду? У меня в договоре это не прописано! или прописано….?».
Эти и многие другие вопросы мы задаём супругам, работодателям, говорим эти фразы своим ассистентам: когда что-то идёт не так, как хотелось бы, не так, как запланировали. Болезнь перед отпуском, посудомойка «приказала долго жить», а из платного дорогущего садика прислали приличный счёт на ремонт — одним словом, когда мы переживаем турбулентность!
Куда бежать, к кому обратиться, как быть?
Запомните, первое и главное, что нужно сделать — это открыть договор, гарантию, трудовой контракт и посмотреть, что там записано. Так мы обычно и делаем, и, как правило, находим в документах ответы. Иногда неутешительные, иногда — в свою пользу.
Представляете, если даже на бытовом уровне важность договоров и умение ими пользоваться при возникновении сложных ситуаций настолько очевидна, то насколько же важно знание и управление своими контрактами на уровне бизнеса!
Тенденция: юристы встают у руля компаний
Если присмотреться к тенденциям свежих назначений наших коллег по юридическому цеху, то можно с уверенностью сказать, что акционеры стали предпочитать юристов на управленческих позициях уровня президента и CEO.
Наступили нестабильные времена, российское и международное законодательство меняется и добавляет новые трудности, связанные с соблюдением новых требований. Контрактные отношения с международными контрагентами претерпевают серьёзные трансформации. Финансовые показатели падают, поэтому необходимо более рациональное расходование бюджетов.
Кто, как не эксперт, досконально разбирающийся в контрактах, поможет бизнесу с наименьшими потерями лавировать среди всех препятствий, новых требований законодательства и контрагентов? Конечно, главный юрист компании. Именно он, находясь в позиции управленца, сможет принимать наиболее безопасные и рациональные решения в новых непростых условиях.
Контрактный менеджер: искусный проводник в коммерческих отношениях с партнёрами
Если в турбулентные времена управленец с юридическим бэкграундом в основном сфокусирован на быстро меняющихся требованиях внутреннего и международного законодательства и на последствиях таких изменений для бизнеса, то роль контрактного менеджмента выходит на первый план в сфере построения, поддержания, урегулирования отношений с коммерческими партнёрами.
Даже в стабильные времена отсутствие грамотного управления контрактами приводит компанию к существенным потерям. Что уж говорить о турбулентных временах, когда коммерческие отношения партнёров претерпевают сильные встряски .
Давайте проанализируем, почему именно контрактный менеджмент поможет компании выйти с наименьшими потерями в нестабильной коммерческой среде.
1. Невозможность исполнения контрактов в связи с санкциями.
События последних нескольких лет — пандемия , беспрецедентные санкции — продолжают ставить участников коммерческих отношений в ситуации, когда контракт просто не может быть выполнен. Это неприятное явление может стать реальностью даже для самых благонадёжных компаний.
Роль контрактного менеджера в данной ситуации:
— провести полный анализ контракта и оценить его на предмет возможности применения обстоятельств форс-мажора (и процессуальных действий для активации положений о форс-мажоре);
— оценить контракт на предмет последствий его неисполнения, если форс-мажор не применим;
— предложить руководству на рассмотрение «меньшую из зол» в случае невыполнения, согласовать переговорную позицию;
— взаимодействовать с операционным подразделением на предмет наиболее рациональных шагов с данным конкретным контрагентом (насколько контрагент стратегически важен, планируется ли с ним продолжать взаимоотношения в будущем, как складывались отношения в прошлом);
— взять на себя переговоры с контрагентом, и, применяя навыки коммуникации, донести позицию компании с объяснением причин, предлагая наиболее рациональное решение.
В ситуации, когда компания не может выполнить обязательства, формальная переписка может не дать таких результатов, как переговоры. Мы все, прежде всего, люди, мы видим собеседника напротив, мы слышим слова и считываем эмоции собеседника, и мы принимаем решения не только на основании формальных ссылок на договор, но и на основании здравого смысла и (иногда даже сами того не замечая) личного отношения к собеседнику.
Контрактный менеджер должен обладать даром убеждения и умением вести беседу, естественно, открыто, но при этом помнить о правовой стороне вопроса (например, не допускать в коммуникации никаких «признаний долга, невыполнения обязательств», сопровождать коммуникацию оговоркой without prejudice, чтобы никакие заявления не могли быть использованы против нас в суде). Навыки коммуникации контрактного менеджера могут сыграть в такой непростой ситуации ключевую роль и избавить компанию от споров, судов и сопряжённых с этим временных, денежных и ресурсных затрат.
2. Отказ зарубежных партнёров от договоров
В ситуации, когда зарубежный партнёр из-за пандемии или санкций отказывается от договора или требует изменить условия (скажем, пост-оплату заменить на полную предоплату), контрактный менеджер, безусловно, отлично знает, на какие положения договора сослаться и указать на неправомерность такого отказа или требования об изменении условий.
Одновременно с правовой оценкой контрактный менеджер, опираясь на мнение операционных коллег, реалистично анализирует возможный результат формального ответа контрагенту. Что такой ответ принесёт с практической точки зрения? Скорее всего, ничего.
Контрагент связан санкциями, он сам находится под давлением законодательных требований, при этом нужно понимать, что контрагент может быть нацелен и на завершение сделки, и на сохранение своей репутации. Его цепочки поставок тоже завязаны на отношениях с вашей компанией. Возможно не стоит заблаговременно «демонизировать» контрагента, а стоит вместе с ним искать выход?
Задача контрактного менеджера состоит также и в том, чтобы после согласования внутренний позиции с руководством обсудить с контрагентом все имеющиеся опции выхода из ситуации:
— Возможно, у контрагента есть шанс получить специальное разрешение на завершение сделки — контрактный менеджер должен выяснить, как мы можем в этом помочь контрагенту.
— Возможно, контрактный менеджер после анализа санкционных ограничений и правовых основ сам найдёт лазейку в санкционном законодательстве и предложит её контрагенту, чтобы безболезненно обойти санкции.
— Возможно, есть смысл рассмотреть зачёт встречных требований с прошлыми сделками с этим же контрактном.
— Возможно, удастся согласовать наиболее мягкий и постепенный выход контрагента из контракта для того, чтобы отыграть для нашей компании время для нахождения замены этому контрагенту и справиться с нарушением cashflow.
Контрактный менеджер, прежде всего, нацелен на положительный коммерческий результат, а не на юридическую победу над контрагентом, понимая, что в условиях пандемии и/или санкций, не время говорить о победах или поражениях в суде, нужно быть нацеленным на совместные решения в непростой, неожиданной для всех ситуации и на наиболее приемлемый win-win результат.
3. Колебания курсов валют
Изменения на валютном рынке последних нескольких месяцев уже перестали повергать нас в шок. В любой момент мы ждём чего угодно.
Хотя бумага и стерпит всё, но контрактам выдержать такие потрясения непросто. Бюджеты трещат по швам, компания терпит потери.
Казалось бы, ну что тут можно сделать? Как контрактный менеджер может решить вопрос колебания валют с партнёром?
Кардинально решить проблему контрактный менеджер, пожалуй, не может, но он способен:
— проанализировать ситуацию и последствия внутри компании, и совместно с финансовым подразделением выработать переговорную позицию по изменению цены, основанному на резком изменении курса валюты,
— определиться со стартовой позицией и следующими ‘шагами’ навстречу контрагенту,
— «включить» критическое мышление и свои лучшие коммуникативные навыки,
— Выйти к контрагенту с переговорами о цене, и с привлечением, в случае необходимости, финансовых экспертов, провести переговоры до наиболее возимо-приемлемого результата.
4. Нарушения цепочек поставок и связанная задержка сроков
Не секрет, что в нынешние времена во многих компаниях производственный процесс и обязательства перед контрагентами начали рушиться как карточные домики.
Чем может помочь Контрактный менеджер с цепочками поставок, спросите вы?
С цепочками поставок- не поможет, не произведёт продукцию, не ускорит поставку. Но! Зная контракт, и умея пользоваться его инструментами, Контрактный менеджер поможет найти варианты обоснования просрочки, избежания штрафов и пеней за неисполнение обязательств в срок.
Даже если в контракте нет очевидных оснований для продления сроков , контрактный менеджер рекомендует в любом случае направлять просьбы о продлении сроков с коммерческими ( не контрактными) обоснованиями. На стороне контрагента работают люди, которые тоже понимают сложность ситуации, и которые , возможно, тоже страдают от неё. В большинстве случаев продление сроков совершается по взаимному согласию, даже при отсутствии формальных контактных оснований. Это помогает избегать спорных ситуаций и взыскания штрафов.
Контрактный менеджер у пульта управления полётом
Конечно, контрактный менеджер не волшебник, и он не решит со 100% успешным результатом все проблемы бизнеса, связанные с пандемией, введением санкций, изменяющимся условиями валютного рынка, стагнацией экономики и уходом международных партнёров. Но!
В турбулентные времена, будучи правой рукой директора проекта, контрактный менеджер:
- строит рабочие и конструктивные отношения внутри компании;
- совместно с командой ищет решения;
- выверяет их с контрактом;
- учитывает коммерческие цели компании;
- остаётся на связи с партнёрами, клиентами, подрядчиками и поставщиками;
- коммуницирует письменно, по телефону, лично, постоянно поддерживает связь, держит руку на пульте;
- не замалчивает проблемы, которые могут привести к судебному спору, а обсуждает и решает их, насколько это возможно, с взаимно приемлемым результатом.
Эти навыки контрактного менеджера становятся особенно важными в турбулентные времена.
Контрактный менеджер на каждую острую ситуацию даёт тщательно выверенный с точки зрения контракта совет, и, главное — берёт на себя ответственность за проведение своего совета в жизнь.
Это и есть Accountability (ёмкое английское слово, которым можно заменить целое предложение).
Accountability — пожалуй, главная составляющая функции контрактного менеджмента, и в сложные для компании времена она делает контрактный менеджмент просто незаменимым!
Приглашаем юристов, комплаенс и GR профессионалов в наши новые каналы коммуникации.
- Телеграм канал The Paragraph Magazine by Legal Talents — сообщество лидеров юридических, корпоративных, комплаенс и GR команд. Здесь рассказываем обо всём, кроме изменений законодательства
- Телеграм канал Legal Talents — Вакансии и резюме
- Личный канал Ольги Демидовой (юридический хедхантер и карьерный консультант) LegalHolic
- Подбор сотрудников и поиск работы. Если вы ищете людей к себе в команду или вы кандидата в поиске работы, пишите на team@legaltalents.ru
- Подписка на нашу E-mail рассылку
- Сайт The Paragraph Media
- ВК группа Legal Talents
